Skapa en kultur for kontinuerlig förbättring

Kontinuerlig förbättring hjälper dig att identifiera möjligheter för förbättringar av arbetsprocessen och reducera slösande. Det handlar helt enkelt om att vi ska bli lite bättre varje dag. Detta är helt grundläggande för att bli bäst. Men teorier och praktiker har kanske gjort detta arbetet mer komplext än vad det behöver vara? Metoderna går i flera loops och svängar än berg- och dalbanan på Liseberg att alla blir lite illamående och yra av att hänga med på turen.

Varför blir det så kan man undra? Vår hypotes är att det är mycket pengar i förbättrings teori och praktik, för att konsulent sällskap, kvalitets kontrollörer, universiteten och forskare att modellerna bara blir mer och mer avancerade. Läroboksförfattarna får betalt per sida. För att en konsult ska få ett jobb det ska vara värt att betala för måste det vara och upplevas som komplicerat. Resultatet blir att det blir en sport av att göra det enkla avancerat. När dollartecken blinkar och sund förnuft faller av i första kurvan är det inte konstigt att många misslyckas i alla virrvarr av teorier, metoder och best practice.

I Inselo har vi provat många olika varianter av kontinuerlig förbättring. Vi har läst många böcker och pratat med flera experter. Flera av oss har jobbat i stora sällskap med stora kvalitetsavdelningar, gedigna mallar och krav till förbättring. Vi kände aldrig ett äktenskap. Vi pluggade, med glömde uttrycken. Vi startade projekt, men så föll vi av, de andra prioriteringarna tog över. Även som ledare fick vi det inte till, hur kunde vi få förvänta något av de anställda eller våra partners?

Lärdom: Best practice har inte fungerat hos oss men vi måste jobba med förbättring för att lyckas. Då ställde vi oss frågan; varför lyckas vi inte? Baserat på svaret att allt är för komplicerat kom vi fram till hur vi måste förenkla.

Resultatet på jakten om hur vi kunde förbättra vårt förbättringsarbete blev att vi skapade vår egna extremt förenklade modell för kontinuerlig förbättring.

Otroligt nog, den fungerar! Vi har fortfarande mer att lära och vi måste bli ännu bättre men vi är igång. Vi ser förbättring i kundresan.

“Fantastiskt med en så enkel modell, där vi tillsammans som ett community lär av varandra. Facebook gruppen är guld” säger vår partner Victor.

“I mitt förra jobb var kontinuerlig förbättring så komplicerat men det att få det till att bli en kultur och tillsammans med sunt förnuft har flyttat oss många steg framöver” säger CFO Silje. “Vi kör regelbundna learning loops möten med våra uppdragsgivare och kör upplärning med våra partners” säger Sebastian som jobbar med Community Success. Från denna processen har vi lärt oss tre saker som måste till för att vi ska lyckas:

1. Gör det enkelt, implementera en enkel modell som folk förstår.

Vi är säkra på att implementeringen av att skapa en lärande organisation som lyckas med kontinuerlig förbättring är bättre än att man väljer allt för komplicerade modeller. Modeller som är utarbetade av så kallade experter som blir ett överflöd av information i vardagen för den vanliga arbetaren och även för ledare. Folk förstår dem inte. Folk minns dom inte. Det blir för mycket administration i förhållande till faktisk genomföring. Det blir tråkigt. Det blir inte prioritet. Och även om någon skriker efter siffror hjälper inte detta om saker inte blir bättre. Om det mot förmodan blir bättre har processen tagit livet av framtida motivation och kontinuitet.

2. Ha kul och ge inte upp, laga en modell som bygger upp till att du måste fira alla segrar.

De som lyckas i livet gör det för att de ofta ger det lilla extra. Det är de sista 5% som ofta avgör om man är världsmästare eller medelmåtta. De flesta som lyckas pratar om hur kul de hade det under vägen mot målet. Många i ett sällskap eller community har inte denna motivationen. Därför är det viktigt att motivera genom att vi har det kul. Det är kul att vara med och skapa framgång. Se till att fira resultaten.

Vi blir fort uppslukade av att släcka bränder och glömmer att se efter orsaken. Detta sker även de bästa, men ge inte upp kontinuerlig förbättring bara för det. Börja på nytt, gärna i det lilla, och glöm inte att fira varje seger i förbättringsarbetet. Varje lilla positiva resultat.

3. Få det till att bli en del av vem vi är, en kontinuerlig förbättringsmodell kan även utvecklas och förbättras över tid.

Vid att följa de två första råden blir kontinuerlig förbättring en del av sällskapet och deras communities identitet. Då kan man börja att bygga vidare på detta. I Iselo har vi valt att ge vår kontinuerliga förbättringsmetod egna namn som underbygger punkt 1 “gör det enkelt” och punkt 2 “ha kul”. När man sätter namn på saker skapar detta även ett tydligare ägandeskap och identitet till arbetet istället för att vi blir en av de många som använder sig av Kaizenmetoden eller PDCA cirkeln.

Nu hänger det plakater om att jakta, anpassa och mäta på alla våra lokalisationer. Det är en del av Inselo Communitys stamspråk.